Il mondo del marketing digitale ha sempre la critica pronta per l'uso delle cold email, ovvero campagne di email marketing a freddo.
Credo che nel mondo B2B questo tipo di strategia possa essere assolutamente vincente e te ne parlo dopo averla messa in pratica direttamente in questi mesi, nel business del wine & spirits; ho utilizzato uno strumento pensato ed ideato appositamente per coloro che desiderano fare prospecting (il vecchio sviluppo commerciale) contattando i papabili clienti attraverso un'email a freddo e senza conoscere l'azienda direttamente.
Quelli che vedi qui sotto sono i risultati delle due micro campagne: se pensi che siano interessanti, continua la lettura.
L'obiettivo di una campagna di cold email
L'obiettivo di una campagna di cold email (anche chiamato Email Outreach) è quello di creare una connessione con il pubblico di riferimento.
Si tratta di inviare e-mail a persone che non hanno ancora sentito parlare della tua azienda o del tuo prodotto, nel tentativo di informarle e di attirare la loro attenzione. Affinché abbia successo, è necessario capire quali informazioni sono più rilevanti per il pubblico e assicurarsi di ascoltare le sue esigenze.
Una volta stabilita questa connessione, il passo successivo è quello di convertire questi lead in clienti e, infine, aumentare il fatturato.
Con un'attenta pianificazione ed esecuzione, possono essere un ottimo modo per le aziende di qualsiasi dimensione di raggiungere nuovi clienti e generare maggiori vendite.
Il successo di una campagna di email di questo tipo si basa su tre pilastri:
Avere qualcosa di valore da comunicare e che risolva dei problemi del nostro prospect.
Riuscire ad arrivare nella casella email senza fermarsi nello spam;
Catturare l'attenzione fin dall'oggetto;
Nel mio caso specifico, il mio punto n.1 era ben chiaro:
volevo contattare alcuni produttori di distillati per proporgli il nostro servizio di etichettatura digitale che espone le informazioni ambientali, nutrizionali e lista ingredienti:
l'argomento è di alto interesse, perchè si tratta di una nuova normativa (PAC 2023) che obbliga i produttori di vino, distillati, birra e beverage, a comunicare in etichetta un sacco di informazioni al consumatore finale.
Grazie alla nostra soluzione, aiutiamo queste aziende ad avere un sacco di spazio in più nel retro etichetta perchè tutta questa marea di dati, numeri e valori, vengono digitalizzati.
Tu hai qualcosa pensato a qualcosa di specifico e figo da proporre? Pensa a quel prodotto che ti differenzia da tutto il resto della concorrenza e che attira l'attenzione del tuo prospect.
A questo punto però serve avere lo strumento giusto per "arrivare dal prospect", in maniera semplice, pratica e facile da gestire.
Perché utilizzare un tools per fare sales prospecting?
Gli strumenti di prospecting delle vendite sono una risorsa preziosa per qualsiasi azienda che voglia aumentare la propria pipeline di vendita.
Questi strumenti sono progettati per aiutare le aziende a identificare i potenziali clienti, automatizzare i processi di contatto e monitorare i progressi delle loro attività di vendita. Grazie a una serie di potenti funzioni, gli strumenti di prospezione delle vendite consentono alle aziende di individuare e coinvolgere rapidamente i potenziali clienti che soddisfano i criteri del loro profilo ideale.
Consentono ai titolari di aziende di risparmiare tempo su attività ripetitive, come la ricerca di informazioni di contatto e la composizione di e-mail, in modo da potersi concentrare sulla chiusura di un maggior numero di affari.
Inoltre, questi strumenti forniscono preziose analisi che possono essere utilizzate per affinare ulteriormente il processo di vendita e migliorare le strategie esistenti.
In breve, l'uso di uno strumento di prospezione delle vendite è essenziale per le aziende che vogliono aumentare la propria base di clienti e incrementare i ricavi.
Perché sto usando Instantly.ai?
Personalmente ne ho provati davvero tanti di programmi da HubSpot, Mailchimp...Mailer Lite, ma alla fine non continuavo il loro utilizzo, perchè erano ostici nella parte di follow up, monitoraggio e analytics; tanti dati, tante funzionalità e alla fine non ne andavo ad utilizzare nessuno.
Con Instantly.ai diciamo che ho "visto la luce" perchè l'experience e le funzionalità sono facili da imparare e davvero potenti.
Certamente l'aspetto vincente di questo tool è quello di poter governare in maniera facile 3 aspetti nei quali mi perdevo sempre tra la finestra di un programma ed un'altra:
Gestione della lista dei prospect
Automatizzazione dei follow-up
Tracciatura e Analisi dei risultati
E' tutto organizzato per campagna: tutto è estremamente semplice...anche per un casinista come me (anche se a qualcuno piace definirsi Multipotenziale...ma credo che sia un po' come la storia del multitasking femminile).
Ma partiamo al contrario dicendo le funzionalità non disponibili e che personalmente non ritengo necessarie per questo tipo di programma: all in one mi piace, ma fino ad un certo punto.
Cosa non puoi fare con Instantly.ai?
Tra le funzionalità che illustrerò nel corso di questo articolo pensato per campagne di cold email B2B e non rivolta a privati, ti dico subito che non è possibile recuperare contatti aziendali tramite Instantly.
Sto parlando della funzionalità di scraping da siti web aziendali o di messa a disposizione di database di contatti aziendali, per lo più delle volte recuperate dal profilo Linkedin.
Più concretamente sono quelle funzionalità presenti su tool come Sales Rock, Lead Scrape, Octoparse, Scrabing....
Questi tool permettono di generare i lead e mandarli direttamente in campagna, di contro però non controllano se sono già presenti in altre campagne, con il rischio quindi di "bombardare" la stessa persona con due email differenti.
Personalmente preferisco curare particolarmente la lista di contatti, perchè vado a creare campagne molto mirate e con un'obiettivo molto specifico e le fonti possono essere anche completamente diverse.
Inoltre vado ad analizzare la correttezza degli indirizzi utilizzando Reoon Email Verifier (la versione a pagamento) per evitare di scrivere ad indirizzi email non più esistenti (nelle aziende è facile che ci siano dimissioni), indirizzi errati o caselle email piene; tutte situazioni che vanno ad abbassare il grado di affidabilità dei miei account email.
Warmup email: scalda la tua email e stai fuori dallo spam.
Preparare adeguatamente le caselle di posta elettronica e i domini può fare un'enorme differenza tra una campagna di e-mail a freddo immensamente prospera o una piena di tassi di apertura pietosi e nessuna risposta. Inoltre, il riscaldamento è fondamentale per preservare lo stato di invio e garantire che le e-mail arrivino a destinazione.
Il riscaldamento funziona imitando le conversazioni umane tra gli account di posta elettronica.
Così come invii e-mail avanti e indietro con i tuoi amici in questo caso i tuoi "amici", lo farà anche il pilota automatico di Instantly, con la differenza che in questo caso i tuoi "amici" sono altri utenti di Instantly.ai che hanno abilitato la funzione di riscaldamento. Avrai la certezza che tutti apriranno la tua email e un'alta percentuale ti risponderà con una modalità "premurosa" e positiva.
Le e-mail scritte dall'algoritmo Instantly AI segnalano a Google, Outlook e altri provider di posta elettronica che il tuo account e-mail e il dominio di invio sono pertinenti e legittimi. Ciò aumenta la probabilità che i messaggi inviati ai contatti freddi nelle tue campagne di sensibilizzazione arrivino anche nella loro casella di posta e successivamente vengano aperti e ricevano risposta.
Tranquillo, non vedrai centinaia di messaggi girare sotto gli occhi e centinaia di notifiche, perchè finiranno tutti quanti in una cartella dedicata e che ogni tanto andrai a svuotare.
Il settaggio di base è quello ottimale rispetto alle attività di ricerca del team di Instantly, quindi ti consiglio di non toccarlo in particolar modo il piano incrementale degli invii.
Il risultato è quello che vedi qui sotto: uno storico delle email inviate agli altri utenti giorno dopo giorno e il tasso di email "salvate" dallo spam rispetto a quelle arrivate correttamente in inbox
Uno dei punti forti della piattaforma è che questa azione la puoi fare su un numero infinito di account e l'invio delle email di warmup inviabili è altresì infinito: questo vale per tutti i tipi di piano messi a disposizione;
Una volta che hai cominciato a scaldare i tuoi account, andiamo a vedere cosa devi fare per dare vita ad una campagna di sensibilizzazione a freddo.
Instantly effettua anche un controllo sul corretto settaggio di SPF, DKIM e DMARC: vorrei fare un articolo ad hoc su questi parametri, ma se non sai di cosa sto parlando e non li hai mai utilizzati...le tue email andranno a finire direttamente in spam.
Crea la tua prima outreach campaigns: inizia la sensibilizzazione dei tuoi prospect.
La creazione della campagna è molto semplice ed è suddivisa in cinque blocchi:
Analytics
Lead
Sequences
Schedule
Option
Tralasciamo per un attimo l'area Analytics a cui darò ampio spazio alla fine e andiamo nel dettaglio di come settare al meglio la campagna.
LEAD: seleziona accuratamente le tue liste e pulisci gli indirizzi
Premessa: ricordati di utilizzare solo contatti pubblici di tipo business ed effettua un controllo di correttezza delle email!
Dopo questo importante preambolo...puoi vedere che puoi importare i tuoi lead da CSV, Manualmente o puoi scegliere Google Sheets.
Personalmente ti consiglio di usare Google Sheets, perchè è in fase di sviluppo una nuova funzionalità che permette l'aggiornamento della lista in automatico: significa che ti basterà aggiungere delle righe alla file e in automatico quei prospect saranno inseriti in campagna (fantastico!).
Una volta importato il file, ti verrà richiesto di associare i valori delle colonne con i campi della campagna compresi i campi custom, che ti permetteranno in fase di analisi finale, di capire quali contatti sono stati particolarmente attivi o meno.
Altra funzione utilissima è quella del controllo cross-campagne: evita che lo stesso indirizzo email sia raggiunto da più campagne in atto.
Questa opzione è molto utile perchè ci sono aziende multibrand che utilizzano magari lo stesso canale di contatto per tutte e rischieresti di innondare la casella email con la stessa comunicazione: meglio evitare
SEQUENCE: la sequenza magica del tuo copy
Questo è il vero cuore della piattaforma, dove andare ad inserire il contenuto della campagna.
Sulla colonna di sinistra sono presenti gli "Step" ovvero le email che vengono inviate ai prospect e quelli che sono i relativi follow up: in caso di non risposta da parte del prospect dopo un numero di giorni che vai ad impostare, parte una nuova email con dei contenuti diversi.
Ogni step può avere più varianti per testare copy diversi (test A/B) e capirne l'efficacia: troverai i risultati nella parte di analytics finale.
Per esperienza, il numero di risposte sul primo invio è davvero basso, mentre i risultati eclatanti arrivano al secondo o terzo follow up: questa modalità ti permette di avere sotto controllo tutte le fasi di ricontatto e di essere certo di bloccare il flusso (o funnel come piace dire ai guru) in caso di risposta.
Nel builder dei messaggi ci sono alcune funzionalità molto interessanti:
1)INSERIMENTO VARIABILI NEL TESTO: la possibilità di inserire dei parametri variabili sia nel corpo che nell'oggetto dell'email. Permette quindi di usare delle stringhe di testo che sono state importate dal file dei contatti precedentemente. Quindi potremmo ad esempio fare riferimento al nome dell'azienda , piuttosto che alla categoria merceologia, la regione: maggiore è la personalizzazione, maggiore sono i risultati perchè il prospect si sente preso in causa direttamente.
2) EMAIL PREVIEW: non è solamente un'anteprima dell'email, ma controlla anche il grado di deliverability in base al testo, settaggio dei parametri SPF e DKIM e segnalazioni di Spam relative al tuo account. Questa opzione, che di norma è a pagamento su tool specifici, mentre Instantly te la offre all'interno del suo pacchetto.
3) PULISCI HTML : questa magico bottoncino, andrà a ripulire il corpo dell'email da linee di codice inutile e che aumenterebbero la probabilità di non finire nella casella email del tuo papabile cliente.
Non è questa l'occasione giusta per parlare del copy della tua email, ma sappi che il nocciolo duro della tua riuscita è quello di arrivare alla mente del cliente sensibilizzandolo con le giuste parole e i giusti contenuti: Instantly è un ottimo prodotto, ma non fa miracoli!
Pianifica i giorni e le fasce orarie per l'invio della tua campagna
All'interno di questa dashboard puoi scegliere in quali giorni pianificare l'invio delle email in base al tipo di business del tuo cliente; per scegliere il momento migliore devi sempre pensare alle ore lavorative del tuo cliente ed ovviamente anche della fuso orario in caso di campagne internazionali.
Le opzioni da non dimenticare per la tua strategia di cold email
All'interno del blocco "Option" trovi delle chicche che aumenteranno ancora di più l'efficacia della tua campagna di sensibilizzazione.
ACCOUNT DI INVIO
Rispetto agli account che hai messo a riscaldare precedentemente, puoi scegliere quelli che sono più in linea con il target della tua campagna e del suo contenuto. Ad esempio per un'azione di sensibilizzazione sulla "Nuova Normativa PAC 2023 Etichetta Ambientale", ho scelto gli account con i domini sui quali sono appoggiate le varie landi page.
In questo il cliente leggendo l'indirizzo email percepisce maggiore coerenza con il tema trattato.
INTERRUZIONE AUTOMATICA IN CASO DI RISPOSTA
Altra opzione fantastica che permette di interrompere il flusso di cold email in caso di risposta o "auto-reply": non c'è cosa più brutta di vedere qualcuno che continua a mandare email programmate anche quando si sta colloquiando giù da qualche giorno.
LIMITE INVIO GIORNALIERO
Il limite giornaliero può essere utile da impostare nel caso in cui gli account email siano ancora particolarmente giovani per evitare che venga individuato come comportamento anomalo o quando il numero di risposte alla tua campagna è talmente alto da dover rallentare per gestire al meglio ogni piccolo dettaglio nella conversione del cliente.
CC e BCC: integrazione automatica con CRM come HubSpot
Se stai già usando Hubspot e vuoi comunque tenere traccia dello storico delle email che sono girate intorno ad un singolo cliente, aggiungi l'indirizzo email che ti è stato assegnato dal CRM e come per magia non perderai nessun passaggio.
Con questa soluzione non è necessario alcun tipo di integrazione tramite API o Webhoock.
UNIBOX: gestire tutte le risposte della tua campagna a freddo da un unico punto.
Ecco ci siamo: questa è la funzione che secondo me vale il prezzo del software, ma anche molto di più, perchè ti permette di tenere traccia di tutti i clienti interessati e non perdere nemmeno un follow-up.
Instantly è in grado di andare a leggere dalla tua casella di posta elettronica le risposte alla tua campagna e proportele in questa schermata, senza dover cercarla in mezzo all'altra posta elettronica.
Per ogni risposta puoi assegnare un tag relativo al singolo risultato e alla fase in cui si trova il prospect:
Interessato
Fissato Appuntamento
Appuntamento terminato, ma non chiuso
Chiuso
Fuori Ufficio / Ferie /Risposta Automatica
Persona Sbagliata
Non Interessato
Oltre ad essere utile per andare a ripescare i clienti ad esempio che sono interessati ma ancora senza appuntamento, questa profilazione viene recepita anche dal sistema di analytics che ti permette con un solo colpo d'occhio di capire l'efficacia della tua attività di cold email.
Sempre da questa schermata è possibile rispondere direttamente al cliente senza doverlo fare dalla tua casella di posta elettronica e questo riduce drasticamente i tempi di gestione delle risposte, con un'altra piccola chicca.
Se il prospect non risponde entro un determinato tempo, Instantly ti ricorderà di fare un follow up manuale.
Ti assicuro che organizzato in questo modo semplice, non ti sfuggerà più nulla e non perderai più nessuna occasione di business.
Analytics e prestazioni di campagna.
Instantly è l'unico strumento tra i tanti provati, che unisce la campagna digitale con la conversione finale e la mette a fattore comune. Se poi consideri che gestisce tutta la parte di cold email, beh è facile affermare che si tratta di un software unico.
In questa schermata ad esempio puoi vedere i risultati di una campagna che viene rappresentata nel suo funnel:
Numero di Contattati
Numero di Email Aperte
Numero di Risposte
Numero di opportunità e relativo fatturato.
Ma non è tutto: è possibile analizzare anche la performance di ogni step delle sequenze di email che sei andato a creare.
Davvero intuitivo anche capire quale copy funziona meglio e quale converte maggiormente: tutto in un colpo d'occhio, che permette anche di fare scelte veloci e ponderate.
Instntly è supportato da una marea di documentazione tecnica e procedurale ben fatta che non deve spaventare, perchè si tratta delle esperienze dei fondatori messe a disposizione della clientela per ottenere risultati sempre più importanti e soddisfacente.