Lo strumento che ti sto per descrivere nasce espressamente per un utente privato o azienda che usa Gmail come programma di posta elettronica ed ha la necessità di tracciare l’email che invia al proprio destinatario.
Come ben saprai Gmail non offre questa possibilità per i profili gratuiti, mentre è possibile parzialmente per gli account a pagamento Google Workspace (il vecchio Gsuite).
Ho provato tanti programmi come Streak o Mailtrack, che promettevano di inviarti un’email di notifica ad ogni apertura, ma alla fine non sono mai stato troppo soddisfatto delle soluzioni adottate.
In particolare mi riferisco a quando invii un’email a più destinatari e i tool precedenti all’apertura ti inviano un messaggio con scritto:
“Qualcuno ha aperto la tua email” e non sai esattamente chi lo ha fatto; se poi in copia c’è qualche collega o partner, rimani sempre col dubbio se è stato lui o il cliente.
Non sai quante volte ho chiesto ai collaboratori interni: “Sei stato tu ?”
Cosa puoi tracciare delle email che invii
Ho trovato un tool (completamente GRATUITO) che ti permette di:
conoscere quale dei tuoi destinatari ha aperto l’email;
ricevere notifica su desktop in tempo reale tutte le volte che viene letta;
ricevere un’email di notifica alla prima apertura;
avere un report completo in cui trovare le statistiche di lettura di ogni destinatario;
conoscere la geolocalizzazione sommaria del tuo destinatario;
conoscere il browser del destinatario;
filtrare le tue email tra lette e non lette;
ricevere una notifica in caso di non lettura nelle 48 ore;
ricevere una notifica se il nostro destinatario non ha risposto alla tua email nelle 48 ore così da inviargli un’email di followup ( qui si apre anche un altro argomento di cui ti parlerò più avanti).
Tutto questo è compreso in un plugin di Chrome offerto da CloudHQ.
Attenzione che puoi tracciare email solo inviate dal PC/Desktop !
Cos’è CloudHQ
CloudHQ aiuta la tua produttività tramite un uso nuovo dell’email (in particolare Gmail) attraverso servizi che vengono offerti online.
Si tratta di una società fondata nel 2011 che negli anni ha sempre sviluppato “piccole” soluzioni che andassero a migliorare l’utilizzo della piattaforma di posta elettronica di Google e lasciando la libertà all’utente finale di scegliere quale modulo attivare di quelli offerti.
Come installare Free Email Tracker di CloudHQ
Come anticipato è completamente gratuito e si attiva in pochi minuti.
Vai al link https://www.cloudhq.net/g_suite;
Clicca sul pulsante rosso in alto a destra “Signup Now“;
Nella finestra che ti appare, clicca sull’ultimo box in basso denominato “GmailProductivity Tools“;
Nella pagina che ti si apre seleziona “Show more tools…“
CloudHq ti presenterà un elenco di tool a tua disposizione e dovrai scorrere fino a quando non troverai “Free Email Tracker” e cliccare su “Add To Chrome“;
A questo punto il plugin si installerà automaticamente nel tuo browser Chrome;
Entra in Gmail e clicca sull’icona di CloudHQ che ti apparirà di fianco alla barra di ricerca e registra il tuo account gmail.
Fatto!
Da questo momento in poi il sistema comincerà a tracciare email e destinatari.
Come entrare nelle impostazioni per le notifiche di tracciamento
Semplicissimo!
Entra nella schermata di Gmail e clicca sull’icona con le “ondine”, come indicato nell’immagine qui sotto.
Ti si aprirà uno pop up come quello che vedi nell’immagine qui sotto e ti basterà cliccare su “Go To Dashboard“
Scegli come vuoi ricevere le notifiche di “apertura email”
Hai la possibilità di scegliere come essere avvertito attraverso 3 canali:
Desktop: notifica push sul pc;
Email: ricevi l’avviso nella casella di posta elettronica la prima volta che la tua email viene aperta;
SMS: ci sarebbe la possibilità di ricevere gratuitamente un Alert tramite SMS , ma il servizio è attivo solo su utenze telefoniche americane e canadesi.
Funzione Promemoria
CloudHQ ti può avvertire anche in caso il tuo interlocutore non abbia aperto l’email nell’arco dell 48 o non abbia risposto.
Questo ti permetterà di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento delle tue comunicazioni e non ti sfuggirà più nulla.
Il promemoria verrà inviato direttamente nella casella di posta che hai usato in fase di registrazione.
Report / Stato Email
Davvero completa la dashboard in cui vengono riassunte tutte le attività legate alla casella di posta elettronica in cui puoi vedere il numero di email inviate tracciate e numero di destinatari raggiunti.
Puoi filtrare le email per stato suddividendo coloro che hanno letto o non letto il tuo messaggio.
Per ogni destinatario vedi anche il numero di volte che ha letto l’email e l’ora e il giorno dell’ultimo accesso.
Funzioni a pagamento
Tutto quello che ti ho raccontato fino ad ora sono funzioni completamente gratuite e senza limiti di invio email o di giorni prova.
Le due funzionalità escluse e che rientrano nel piano a pagamento (79€/anno) permette anche di sapere quale link è stato utilizzato all’interno della tua email ed esportare tutte le informazioni dentro un foglio di Excel.
Conclusioni
A mio avviso tracciare email con Gmail non è mai stato così semplice e preciso.
Voto 10 per la possibilità di tracciare l’apertura del singolo destinatario di un invio multiplo.
Tu cosa usi per tenere sotto controllo le aperture?
Scrivimelo qui sotto.